3 Tips Pengelolaan Staff untuk Mendukung Kesuksesan Event Anda

Mengelola sebuah event ataupun kegiatan promosi offline bukanlah hal yang mudah. Salah satu hal yang perlu diperhatikan disini adalah pengelolaan staf untuk acara tersebut. Kebutuhan staf atau pekerja untuk event Anda bisa beragam, dimulai dari staff ticketing, cashier, usher/greeter, sales promotion, runner, liaison officer, VIP services, cleaning staff, banquet server, operator, information, dan masih banyak lagi. Anda sebagai penyelenggara dan panitia, tentunya ingin agar staf yang bertugas di lokasi dapat melayani pengunjung dengan baik dan memuaskan Ada banyak hal yang perlu dilakukan dengan baik oleh staf-staf Anda. Mulai dari hal-hal yang berhubungan dengan tiket (ticketing),apakah staf yang bertugas dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan pengunjung acara Anda, apakah staf juga dapat memandu pengunjung dengan tetap membuat suasana menyenangkan, hingga pekerjaan yang membutuhkan keahlian khusus. Semua ini bila dilakukan dengan benar, akan dapat memberikan kesan baik dan pengalaman menyenangkan untuk pengunjung event Anda. Hal-hal inilah yang dapat menunjukkan kesuksesan sebuah acara. Agar acara dan pengelolaan staf Anda dapat berhasil dengan baik, berikut adalah 3 tips pengelolaan staff untuk mendukung kesuksesan event Anda:

tips pengelolaan staff untuk event yang sukses

  1. Penentuan jumlah staf yang dibutuhkan (dan jumlah staf yang harus dipersiapkan). Hal pertama yang tidak Anda inginkan terjadi di event Anda adalah kekurangan staf. Anda tidak tahu, apakah nanti staf-staf yang Anda tugaskan akan dapat hadir semua. Mungkin saja beberapa diantara mereka mengalami masalah, misalnya sakit atau semacamnya dan tidak dapat bekerja dan menghadiri acara. Bila hal ini terjadi, maka event Anda akan kekurangan staf. Ini akan mengurangi kenyamanan dan kepuasan pengunjung acara Anda. Sangatlah penting untuk mempersiapkan jumlah staf dan juga jumlah staf yang harus dipersiapkan untuk mengantisipasi adanya staf yang tidak datang atau membatalkan pekerjaan. Hal ini dapat menyelamatkan Anda dari masalah di atas. Dengan adanya cadangan staf, pengelolaan staf untuk acara Anda akan lebih mudah. Anda dapat berkonsentrasi pada hal lain yang lebih penting yang dapat mendukung kelangsungan acara Anda. Karena itu, Anda juga perlu bekerja sama dengan penyedia staf yang dapat dipercaya dan mampu memberikan staf tambahan bila diperlukan saat mendesak.
  1. Pendelegasian di awal. Yang perlu Anda ketahui, staf merupakan hal terpenting dari event Anda. Karena itu, Anda perlu memastikan mereka mengetahui tugas mereka dan dapat melakukannya dengan baik. Jadi, sangatlah penting untuk memberikan informasi secara detail mengenai hal tersebut di awal. Jangan berharap hanya karena mereka profesional dan berpengalaman, mereka dapat mengerti apa yang harus mereka lakukan. Mungkin dalam menangani tiket, keramaian atau lainnya, mereka sudah ahli. Tapi, bila mereka tidak tahu apa yang Anda inginkan di event Anda, maka hasil yang didapat tidaklah memuaskan. Dengan memberikan penjelasan di awal ini, Anda juga dapat membantu mereka untuk menghemat waktu dan biaya ekstra yang disebabkan karena ketidaktahuan atau salah komunikasi.

  1. Jelaskan harapan dan keinginan Anda. Selain tugas, Anda juga perlu menjelaskan tentang detail dari acara dan apa yang Anda inginkan dari para pekerja. Jangan berharap mereka mengerti dengan sendirinya. Berikan informasi detail agar staf Anda dapat bekerja dengan baik. Informasi detail juga dibutuhkan oleh staf yang sudah berpengalaman. Misalnya, siapakah yang akan mengunjungi acara Anda, atau pentingnya acara ini untuk bisnis Anda, bagaimana seharusnya staf memperlakukan pengunjung, dan sebagainya. Diskusikan ini juga dengan penyedia staf yang Anda gunakan, informasikan detail selengkap-lengkapnya pada lowongan dan deskripsi pekerjaan sehingga para pekerja sudah memiliki informasi tersebut dan dapat bekerja lebih efektif.

Jadi, dengan 3 tips pengelolaan staf  di atas Anda dapat dengan mudah dan efektif mengatur staf Anda di awal dan menjalankan operasional staf pada event dengan lancar. Menangani rekrutmen pekerja staf untuk event Anda mungkin akan memakan waktu dan tenaga, atau mungkin Anda bingung dimana mencari staf-staf tersebut, inilah saat dimana Anda bisa menggunakan jasa (platform) penyedia staf. Helpster adalah on-demand staffing platform yang memiliki pool pekerja event (event staff) yang telah diverifikasi dan tersaring, dan siap membantu event Anda.  Hingga saat ini, Helpster telah membantu staffing untuk event-event besar, mulai dari event musik We The Fest 2016-2017, Djakarta Warehouse Project 2016, Global Mobile Internet Conference (GMIC) 2017, Pekan Raya Jakarta (PRJ) 2016, Tech in Asia Conference, Wild Digital, etc

Jika Anda membutuhkan layanan untuk staffing event Anda, kami akan dengan senang hati membantu Anda.

Hubungi kami di +6281283551010 / email: support@helpster.id

#BeBetterHelpster

It's only fair to share...Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

446 thoughts on “3 Tips Pengelolaan Staff untuk Mendukung Kesuksesan Event Anda

Comments are closed.